Die neuen Homeoffice-Regelungen

Mit 1. April 2021 traten in Österreich gesetzliche Neuregelungen für das Arbeiten von Zuhause in Kraft. Nachführend wollen wir Ihnen einen Überblick zu den wichtigsten rechtlichen und steuerlichen Eckpunkten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer geben.

Definition Homeoffice

Homeoffice umfasst die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung des Arbeitnehmers (Haupt- oder Nebenwohnsitz) oder eine Wohnung eines nahen Angehörigen. Das Arbeiten außerhalb der Wohnung (öffentliches Coworking Space, Kaffeehaus, Park, Urlaubsort) fällt nicht darunter.

Arbeitsrechtliche Regelungen

• Es besteht ein Vereinbarungsprinzip zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer . Homeoffice-Vereinbarungen sollen aus Beweisgründen schriftlich erfolgen.  Es besteht kein Rechtsanspruch und keine einseitige Anordnung von Homeoffice.

• Die digitalen Arbeitsmittel (Laptop, Drucker, Handy, Internet u.ä.) hat der Arbeitgeber bereitzustellen. Die Bereitstellung der Arbeitsmittel stellt keinen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar, es besteht somit kein abgabepflichtiger Sachbezug.

• Kostenersatz: Es kann vereinbart werden, dass digitale Arbeitsmittel vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden und der Arbeitgeber einen angemessenen Kostenersatz leistet (Höhe des Kostenersatzes ist Vereinbarungssache).

• Arbeitsinspektorate haben keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen.

• Dienstnehmerhaftpflichtgesetz: Die Haftungsmilderungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes sollen auch dann greifen, wenn dem Arbeitgeber Schäden durch Angehörige des Arbeitnehmer zugefügt werden. (zB: Kind schüttet Saft über die Tastatur).

• Beendigung: Homeoffice-Vereinbarungen können bei wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten des Kalendermonats gelöst werden.

SV-rechtliche Regelungen zum Unfallversicherungsschutz

Bei Arbeitsunfällen sollen Beschäftigte auch im Homeoffice unfallversichert sein.

Abgabenrechtliche Regelungen:

• Ab 01.01.2021 kann der Arbeitgeber ein abgabenfreies Homeoffice-Pauschale bis zu € 3,00 täglich für maximal 100 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr gewähren. Das Homeoffice-Pauschale ist lohnabgabenfrei.

• Der Arbeitgeber muss in den Lohnunterlagen ab 2021 erfassen, an welchen Tagen seine Arbeitnehmer ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Die Anzahl dieser Homeoffice-Tage muss im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) angeführt werden. Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber ein Homeoffice-Pauschale ausbezahlt oder nicht. Für das erste Halbjahr 2021 kann anstelle genauer Aufzeichnungen eine Schätzung erfolgen.

Steuerrechtliche Regelungen für die Arbeitnehmerveranlagung

Geltendmachung von Werbungskosten

• Wird das Homeoffice-Pauschale nicht, oder nicht voll ausgeschöpft, über die Personalverrechnung abgerechnet, kann der Arbeitnehmer für Zeiten ab 01.01.2021 die Pauschale in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.

• Unabhängig davon kann der Arbeitnehmer in der Arbeitnehmerveranlagung belegmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisch geeignete Arbeitsmöbel bis zu € 300,00 pro Kalenderjahr geltend machen, wenn in diesem Jahr zumindest 26 Homeoffice-Tage vorliegen. Diese Regelung gilt rückwirkend auch schon für 2020, allerdings steht für 2020 nur ein Höchstbetrag von € 150,00 zur Verfügung. Ein für 2020 geltend gemachter Betrag ist dann auf das Höchstausmaß von € 300,00 für 2021 anzurechnen.

Arbeitszeit im Homeoffice

Sämtliche allgemeine Bestimmungen über Arbeitszeit und Arbeitsruhe, sowie individuelle vertragliche Arbeitszeit-Vereinbarungen, sind auch bei der Arbeit im Homeoffice anzuwenden.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist auch im Homeoffice notwendig. Der Arbeitgeber haftet verwaltungsstrafrechtlich für die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen und für die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen.

Befinden Sich Ihre Mitarbeiter im Homeoffice und benötigen Sie Mustervorlagen und Hilfe bei der schriftlichen Vereinbarung bezüglich Homeoffice?

Sind bei der Durchsicht unserer Zusammenfassung noch Fragen aufgetaucht? Wir beraten Sie sehr gerne. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Mit lieben Grüßen

Ihr Personalverrechnungsteam
von HOLZINGER.TAX