Überlassung von Firmen-Pkw an Mitarbeiter

Wird ein Firmen-Pkw an einen Mitarbeiter überlassen, so ist es sinnvoll mit dem Mitarbeiter einen Überlassungsvertrag abzuschließen. Dieser Überlassungsvertrag sollte folgende Regelungspunkte beinhalten:

·         Bestätigung der Übernahme eines funktionsfähigen, unbeschädigten Firmen-Pkw

·         Der Umfang der Privatnutzung ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren:

-          Fahrzeugtyp: Vereinbarung darüber, dass der Arbeitgeber über den Fahrzeugtyp entscheidet, und dass er sich das Recht vorbehält, das Fahrzeug gegen ein ähnliches oder gleichwertiges auszutauschen.

-          Ausmaß der Privatnutzung: Eine Höchstgrenze der Privatkilometer oder ein Ausschluss von Auslandsfahrten kann vereinbart werden.

-          Es kann die Nutzung des Firmenfahrzeuges durch Dritte (zB Angehörige des Arbeitnehmers) bei Einhaltung der Nutzungsbedingungen vereinbart werden.

-          Wird der Firmen-Pkw nachweislich im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 km monatlich (bzw. 6.000 km pro Kalenderjahr) privat genutzt, sollte der Arbeitnehmer vertraglich zur Führung eines Fahrtenbuches verpflichtet werden. (getrennte Aufzeichnung von dienstlich und privaten Fahrten)

·         Widerruf der Privatnutzung:

Die private Nutzung des Firmen-Pkw kann vom Arbeitgeber jederzeit widerrufen werden, sofern dies auch vertraglich vereinbart wurde (Rückforderungsvorbehalt). Wurde dies nicht vereinbart, kann die Privatnutzung des Firmen-Pkw nur im beiderseitigem Einvernehmen widerrufen werden.

Gründe dafür:

-          Die Dienstfreistellung des Arbeitnehmers

-          Entzug der Lenkerberechtigung

-          Einberufung des Arbeitnehmers zur Ableistung des Wehr- oder Zivildienstes

-          Im Falle von lang andauernder Krankheit

-          Mutterschutz und etwaiger anschließender Karenz nach dem Mutterschutzgesetz

-          Freiwillige Karenzierung des Dienstverhältnisses

-          Versetzung in eine Funktion, für die kein Firmen-Pkw vorgesehen ist

-          Während einer Kündigungsfrist im Zuge der Auflösung des Dienstverhältnisses -aus welchem Grund auch immer diese erfolgt ist

-          Wenn die halbjährliche betriebliche Kilometerleistung unter …. Kilometer sinkt

·         Verhaltenspflichten:

Was hat der Arbeitnehmer zu tun bezüglich

-          Wartung, Reparatur und Pflege: Der Arbeitgeber hat für den verkehrssicheren Zustand des Firmen-Pkw zu sorgen und ist somit für die Durchführung der Wartungs- und Inspektionsarbeiten verantwortlich. Im Zuge der Privatnutzungsvereinbarung kann der Arbeitnehmer vertraglich verpflichtet werden, die notwendigen Maßnahmen in Absprache mit dem Arbeitgeber und auf dessen Kosten durchzuführen.

Es ist auch ratsam eine Regelung, über außerdienstlich entstandene Betriebskosten, wie Treibstoff oder Parkgebühren, welche vom Arbeitnehmer zu tragen sind, zu treffen.

-          Meldepflichten:  vertragliche Verpflichtung des Arbeitnehmers auf unverzügliche Meldepflicht an den Arbeitgeber bei Entzug des Führerscheins und Unfälle mit dem Firmen-Pkw

-          Der Arbeitnehmer sollte darauf hingewiesen werden, dass er sich an die Straßenverkehrsordnung zu halten hat und die Inbetriebnahme des Kfz nur im nüchternem und drogenfreiem Zustand gestattet ist.

-          Im Schadensfall: Polizei benachrichtigen, Schaden für Versicherung dokumentieren (=verpflichtende Aufnahme von Fotos, soweit Smartphone vorhanden)

Unser Team berät Sie sehr gerne bei sämtlichen Fragen zu diesem Thema und hilft Ihnen bei der Gestaltung von oben erläuterten Überlassungsverträgen!

Autor: Roswitha Zagler